各位老师：

为方便科研人员规范使用科研经费，计划财务处已推出“网上预约报销系统”，并积极加强信息化管理，推进财务系统与科研平台的对接工作，有效提高科研经费使用的合理性、效益性。根据预算管理的要求，结合“网上预约报销系统”的实际使用情况，计划财务处对普通办公材料的报销事项进行了梳理，现说明如下：

1、上级单位检查要求，02单位科研项目不能将“设计费”作为“万能费”列支办公用品；

2、审计意见反馈，03单位科研项目的普通办公材料费用应在项目管理费中列支；

3、国家自然基金委在培训中指出普通办公材料作为单位进行科学研究的基本办公条件，不能在项目直接费用预算中反映；

4、科技部和财政部的《国家科技计划项目预算管理问答》（2012年）指出，“原则上，不可以在专项经费中列支普通办公材料，确有必要购买一些与课题研究相关的办公材料时，预算数量不宜过大且必须在预算说明中详细说明”；

5、《西安电子科技大学科研经费管理办法（试行）》（西电科[2013]34号）规定“原则上不能列支普通办公材料”。

鉴于以上情况，现做以下说明：

1、02单位科研项目（项目经费编号904**）报销普通办公材料时，需要提供科研项目相应的预算内容，财务人员计入“专用材料费”进行核算；

2、03单位科研项目（项目经费编号905**）报销普通办公材料时，列支科目名称为“管理费”，由于学校全额计提管理费，所以此类科研项目不能报销普通办公材料；

3、自然基金项目（项目经费编号903**）报销普通办公材料时，需要提供科研项目相应的预算内容，财务人员计入“专用材料费”进行核算；

4、其他科研项目报销普通办公材料时，经费负责人负责核实普通办公材料是否在预算内容中，财务人员计入“专用材料费”进行核算。

特此说明。

计划财务处

2016年6月3日